Directiesecretaresse afdeling HR

Wat ga je doen?

Als directiesecretaresse ondersteun je de HR manager en het MT HR, die verantwoordelijk zijn voor de afdeling HR. Binnen deze afdeling vallen onder andere de afdelingen HR Beleid & Services, Capaciteit (Recruitment en de flexpool), Academie en Arbo & Gezondheid. Je bent een belangrijke schakel binnen de afdeling en draagt bij aan een prettige en efficiënte samenwerking tussen de verschillende HR-disciplines. Daarnaast werk je samen met de andere directiesecretaresses om het directieteam van Laurens te ondersteunen bij vergaderingen.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Je start de dag met een goede kop koffie of thee en opent de mailbox van de HR manager. Jij filtert de berichten feilloos op prioriteit, pakt zelfstandig de eerste zaken op en zorgt dat de belangrijkste mails direct klaarstaan voor de manager. Je belt ook meteen even om de belangrijkste acties en de dag van vandaag met elkaar door te spreken.

Dan gaat de telefoon: een externe partner wil dringend een afspraak maken. Omdat jij de complexe agenda’s van het MT door en door kent, zie je meteen een knelpunt aanstaande donderdag. Je anticipeert hier direct op, verschuift een interne afspraak en plant de nieuwe ontmoeting strak in. Ondertussen loopt er een medewerker langs met een vraag; als eerste aanspreekpunt help je hen professioneel en gastvrij op weg.

In de middag staat de wekelijkse directievergadering op de agenda. In verband met een collega die op vakantie is heb jij dit nu perfect voorbereid: de stukken kloppen en de presentatie die jij hebt opgesteld staat klaar. Tijdens de vergadering notuleer je scherp. Na afloop werk je de actiepunten uit; jij bent tenslotte degene die de voortgang hiervan nauwgezet bewaakt.

In de middag is er ruimte voor focus. Je stort je op het opstellen van een complexe managementrapportage en redigeert een belangrijk intern nieuwsbericht voor de HR-afdeling. Tussendoor verwerk je binnengekomen documenten in het digitale archief, zodat alles administratief up-to-date is. Je brengt de vakantieplanner van de afdeling up-to-date en checkt nog even bij je HR collega’s of alles naar wens loopt. Daarbij ondersteun je ook HR teammanagers bijvoorbeeld bij het organiseren van afspraken met meerdere partijen en agenda’s. Jij verzorgt de planning van de roosters voor de gehele HR afdeling in ons plan- en roostersysteem.  Ook plan je HR bijeenkomsten. Voordat je de laptop afsluit, bereid je alvast wat beleidswerkzaamheden voor de volgende dag voor. Je kijkt terug op een productieve en dynamische dag waarin jij de spil van de HR-afdeling was!